Tranparansi

OTOMATISASI KANTOR (OA)

ASAL MULA OA

Asal mula OA (Office Automation) dapat ditelusuri kembali ke awal tahun 1960-an, ketika IBM menciptakan istilah word processing untuk menjelaskan kegiatan divisi mesin tik listriknya.

Bukti nyata pertama dari konsep baru ini datang pada tahun 1964, ketika IBM mulai memasarkan mesin MT/ST (Magnetic Tape/Selectric Typewritter); yang merupakan mesin tik IBM yang menampilkan pentikan berbentuk bola berputar yang ditempeli unit pita magnetik. Pada saat pemakai mengetik suatu huruf, maka informasi tersebut disimpan dalam pita.

                 

OTOMATISASI KANTOR, mencakup semua sistem elektronik formal dan informal yang terutama berkaitan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang-orang didalam maupun diluar perusahaan.

SISTEM ELEKTRONIK FORMAL, didokumentasikan dengan suatu sistem prosedur tertulis. Diterapkan diseluruh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, mirip dengan SIM.

SISTEM ELEKTRONIK INFORMAL, tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. Sistem-sistem OA ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluannya sendiri, mirip dengan DSS.

Para pengguna OA :

1.    Manajer, orang-orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama SDM.

2.     Profesional, menyumbangkan keahlian khusus yang membedakan mereka dengan sekertaris dan pegawai administrasi.

3.    Sekertaris, ditugaskan oleh professional untuk melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi, menjawab telepon dan mengatur jadwal pertemuan.

4.    Pegawai administrasi, melaksanakan tugas-tugas untuk sekertaris, seperti mengoperasikan mesin fotokopi, menyusun dokumen, menyimpan dokumen, dll.

TUJUAN OTOMATISASI KANTOR

OTOMATISASI KANTOR bertujuan untuk meningkatkan produktivitas. Bila diterapkan sebagai alat pemecah masalah, Otomatisasi Kantor dapat memberikan kemampuan antara manager untuk saling berkomunikasi dengan lebih baik selagi mereka sedang memecahkan masalah. Peningkatan komunikasi ini dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.

APLIKASI OTOMATISASI KANTOR :

•  Pengolahan kata (word processing).
•  Surat elektronik (electronic mail).
•  Surat suara (voice mail).
•  Kalender elektronik (electronic calendaring).
•  Konfrensi audio.
•  Konfrensi video.
•  Konfrensi komputer.
•  Transmisi faximile (FAX).
•  Videotex.

·